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Hosting a Virtual AGM - CAPACOA's Story / Tenir une AGA virtuelle – l’expérience de CAPACOA

By: Frédéric JulienFrédéric Julien, Project manager / Gestionnaire de projets, Canadian Arts Presenting Organization / L’assemblée canadienne des organismes artistiques (CAPACOA)

(français ci-dessous)

The Canadian Arts Presenting Organization (CAPACOA) held its first virtual annual general meeting (AGM) on October 17, 2012. Normally the AGM would be held during CAPACOA’s annual conference, however this year the conference dates had to be moved, meaning that the AGM couldn’t be held during the conference.

Hosting a virtual AGM meant adhering to all the rules and procedures of a traditional AGM, while in a virtual environment. We needed to find a technology that allowed all the participants to communicate as effectively as if they were attending in person. We also needed to manage voting rights: allowing members to vote while ensuring that observers were not able to vote. Adobe Connect was the only web conferencing software that met all of these criteria:

  • Participants could communicate as effectively as if they had attended in person. They had the option to virtually “raise their hand” to request to speak, and the moderator could then unmute their microphone. As well, participants had two options for their audio connection: Voice over IP (VoIP – often a headset connected to their computer) and phone conferencing.
  • The chat feature allowed participants to bring forward and second motions. They also used chat to share their opinions on the topics being discussed (a level of interaction that wouldn’t be possible if they were attending in person).
  • The break-out rooms feature allowed us to isolate observers when it came time to vote on motions.
  • Votes on motions were collected using the built-in poll tool (a feature available on most web conferencing services).
  • Adobe Connect allowed us to share materials (presentations and documents) and the video from webcams at the same time. Participants had the option to download and open the documents through Adobe Connect.

We had several people acting as moderators during the AGM. One person was dedicated to answering calls regarding technical issues. Another was in charge of managing remote participants as they joined the meeting and assigning observers to a break-out room for voting. They also helped the meeting chair to manage the chat. A third person was responsible for providing an orientation to participants at the start of the meeting, getting the survey ready for voting and putting observers in a break-out room when it was time to vote.

Adobe Connect screenshot

Our Executive Director and President both attended in person, in the same room.  A few board members also presented reports remotely from their respective offices.

The event went very well. Our members participated actively in the meeting. The voting went smoothly. Many participants shared positive comments via chat. And even though there was a delay in resolving technical issues with the audio aspects of the conference, the AGM ended on time.

Here are some suggestions for other organizations who would like to hold a virtual AGM:

  • Don’t forget about pre-AGM communications. Not only is it important to reassure anyone who might be uncomfortable or nervous about the change, you also can’t assume that increased access will result in increased participation. It is much more difficult to convince your members to attend your virtual AGM when they’re already attending your annual conference.
  • Ensure that everyone who is presenting has a headset. This greatly improves sound quality and reduces the risk of echo.
  • Use a direct Internet connection (via an Ethernet cord) rather than wireless. Just in case your Internet goes down, have a mobile device with wireless service handy as a backup.
  • If you are electing a new board member, use a separate survey tool rather than the survey/polling feature built in to your web conferencing tool – the built-in tools don’t tend to be robust or flexible enough.
  • Have fun! The first time you run a virtual AGM can be stressful, but you want to make sure that none of your stress comes across to your participants. Take a deep breath, relax and enjoy this unique opportunity.

L’assemblée canadienne des organismes artistiques (CAPACOA) a tenu sa première assemblée générale annuelle virtuelle le 17 octobre 2012. Ce choix avait été motivé par le changement de dates de la conférence annuelle, ce qui exigeait que l’AGA soit maintenant tenue hors du contexte de la conférence.

La tenue d’une AGA virtuelle représentait plusieurs exigences sur le plan des procédures d’assemblée. Il nous fallait trouver une technologie permettant à tous les participants de communiquer aussi efficacement que lors d’une assemblée en personne. Il nous fallait aussi gérer les droits de vote : permettre aux membres de voter et faire en sorte que les observateurs ne puissent pas voter. Adobe Connect était la seule technologie de conférence Web qui répondait à toutes nos exigences :

  • Les participants pouvaient communiquer aussi bien que lors d’une AGA en personne. Ils avait la possibilité de « lever la main » virtuellement afin de demander la parole et le modérateur pouvait alors autoriser l’activation de leur micro. De plus, les participants avaient la possibilité de se  brancher à la portion audio de l’AGA soit par Voix sur IP (VoIP), soit par conférence téléphonique.
  • Le clavardoir permettait aux participants de proposer et d’appuyer les résolutions. Ils ont aussi pu utiliser le clavardoir pour réagir aux délibérations (un niveau d’interaction qui n’est pas possible lors d’une assemblée en personne).
  • L’outil d’ateliers, que nous n’avons trouvé qu’avec Adobe Connect, permettait d’isoler les observateurs au moment de passer au vote sur les résolutions.
  • Les votes pour les résolutions étaient quant à eux  recueillis avec l’outil de sondage, une fonction disponible dans plusieurs services outre Adobe Connect.
  • Adobe Connect nous permettait enfin de diffuser à la fois des contenus (présentation ou document) et des partages de webcams. Les participants avaient de plus la possibilité de télécharger et d’ouvrir tous les documents d’assemblée à partir d’Adobe Connect.


Plusieurs personnes se sont partagé les tâches de modération pendant l’AGA. Une personne était consacrée exclusivement à répondre aux requêtes d’assistance technique par téléphone. Un deuxième était responsable de gérer les arrivées et d’assigner les observateurs à une salle d’atelier en vue des votes. Elle devait aussi assister la présidente d’assemblée dans la gestion du clavardoir. Une troisième personne était responsable d’offrir une séance d’orientation au début de l’assemblée, puis de préparer les sondages de vote et de placer les observateurs dans un atelier au moment du vote.

Adobe Connect screenshot

Au niveau des contenus, la directrice générale et la présidente étaient toutes les deux dans la même pièce. Quelques membres du conseil d’administration qui devaient eux aussi présenter des rapports étaient à distance, dans leurs bureaux respectifs.

L’événement s’est très bien déroulé. Les membres se sont exprimés librement. Les votes se sont déroulés rondement. Le clavardoire a été beaucoup utilisé pour partager des commentaires positifs. Et en dépit de retards dus à la résolution de problèmes d’écho, l’AGA s’est terminée à l’heure prévue.

Voici quelques conseils pour d’autres organismes qui souhaiteraient aussi tenir une AGA virtuelle :

  • Ne négligez pas les communications pré-AGA. Non seulement est-il important de rassurer les personnes qui pourraient être moins à l’aise avec le changement, mais il faut aussi ne pas présumer que l’accès accru se traduira par une participation accrue. Il est nettement plus difficile de convaincre vos membres d’assister à une AGA virtuelle que lorsqu’ils sont déjà captifs de votre rassemblement annuel.
  • Assurez-vous que tous les présentateurs disposent d’un casque d’écoute. Cela améliore de beaucoup la qualité sonore et élimine les risques d’écho.
  • Employez une connexion internet directe, plutôt que par wi-fi. Prévoyez toutefois avoir un appareil mobile avec service sans-fil à votre disposition en cas de panne de votre réseau internet local.
  • En cas d’élection au conseil d’administration, prévoyez un outil de sondage externe car les fonctions de sondage des services de conférence Web pourraient ne pas s’avérer assez robustes ou assez flexibles.
  • Amusez-vous. Une première AGA virtuelle peut être un événement angoissant, mais ne voudriez surtout pas que vos membres ressentent ce stress. Alors prenez une bonne respiration, détendez-vous et profitez cet instant unique.

 

Frédéric Julien has been active in the performing arts for fifteen years, as an artist, cultural manager, and consultant. He has held positions at Canadian Heritage and at Réseau Ontario, and he is currently project manager at the Canadian Arts Presenting Association (CAPACOA). Frédéric has keen interests in research and cross-sectoral collaboration.

Frédéric est actif dans le milieu des arts de la scène depuis plus de quinze ans à titre d’artiste, de gestionnaire des arts et d’expert-conseil. Il a notamment travaillé dans le domaine de la diffusion des arts de la scène à Patrimoine canadien, à Réseau Ontario et à l’Association canadienne des organismes artistiques (CAPACOA). Frédéric aime explorer les champs des possibles et collaborer avec d'autres secteurs.